Rabu, 29 Juli 2009

Belajar EXCEL

Excel 2003
for Windows XP


Microsoft Excel (MS. Excel) merupakan program aplikasi spread sheet (lembar kerja elektronik/program olah data) yang canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya,

Ms. Excel merupakan pengembangan dari aplikasi spread sheet versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar speedsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah di integrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet.

Memulai Ms. Excel
Sama halnya dengan produk office lainnya seperti Ms. Word untuk dapat bekerja dengan Ms. Excel pastikan computer sudah aktif dan tampilan desktop sudah muncul. Setelah aktif lakukan langkah berikut:
• Klik Start;
• All programs;
• Microsoft office;
• Klik Microsoft Office Excel 2003.
Atau klik icon Ms. Excel.

 Elemen Lembar kerja Ms. Excel 2003
Untuk dapat mempermudah kita dalam bekerja dengan Ms. Excel sebaiknya kita mengenal terlebih dahulu elemen lembar kerja pada Ms. Excel. Elemen kerja Ms. Excel adalah:

Keterangan:
Title Bar : Berisi nama file dan nama program aplikasi yang sedang Aktif.
Menu Bar : Berisi barisan perintah berupa menu seperti : File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window dan Help.

Toolbars : Berisi tombol – tombol yang digunakan untuk Menjalankan suatu perintah yang cepat dan mudah, terutama untuk perintah – perintah yang sering digunakan, default toolbar pada excel 2003 adalah Toolbar Standard, Toolbar Formatting.

ToolBar Standard

Keterangan icon yang sering digunakan pada toolbar Standard:
Icon Keterangan Icon Keterangan
New; membuat lembar kerja baru Cut; memindahkan teks/data
Open; Membuka dokumen Copy; menyalin teks/data.
Save; menyimpan dokumen Paste; menjadikan perintah
Print; mencetak dokumen. Undo; membatalkan perintah satu langkah dibelakang.
Print Preview; melihat dokumen yang akan dicetak Redo; kembali pada perintah sebelumnya
Zoom; mengatur tampilan layar kerja

Toolbar Formatting

Keterangan icon yang sering digunakan pada toolbar Formatting:
Icon Keterangan Icon Keterangan
Font type; merubah jenis huruf. Borders; membuat bingkai pada table.
Font Size; merubah ukuran huruf Fill Color; memberi warna pada isi bingkai/cell
Bold, Italic, Underline; Tebal, Miring dan garis bawah Font Color; memberi warna teks.
Alingnment; rata tulisan

Scroll Bar : Untuk menggeser layar ke kiri dan kekanan, keatas atau kebawah. Scroll bar terdapat dua macam yaitu horizontal Scroll bar dan Vertical Scroll bar.
Cell Pointer : Bentuk kotak yang merupakan petunjuk sel aktif.
Formula Bar : Tempat memasukkan baris rumus yang berupa instruksi matematika. Dalam memasukkan baris rumus selalu di awali dengan tanda sama dengan (=).
Column Header : petunjuk yang berisikan kolom-kolom yang terdapat pada Ms. Excel. Jumlah kolom yang tersedia 256 kolom (A, B, C, …, IV).

Row Header : Petunjuk yang berisikan baris-baris yang terdapat pada Ms. Excel. Jumlah baris yang tersedia 65536 baris.
Sheet : Lembar kerja yang berada pada buku kerja (work book).
Status Bar : Akan menampilkan informasi berbagai informasi mengenai sesuatu hal yang berhubungan dengan posisi titik sisip sekarang berada. Pada baris status ini menampilkan indikator untuk memperlihatkan modus yang sedang aktif sekarang.
Sizing Button : Untuk mengukur ukuran jendela kerja excel, antara lain,

Tombol Icon Keterangan
Minimize
Button Untuk memperkecil jendela hingga membentuk icon aktif
pada taskbar.
Maximize
Button Untuk memperbesar ukuran jendela hingga menjadi satu layar
penuh..
Restore Button Untuk mengembalikan jendela ke ukuran semula atau ukuran
sebelumnya.
Close Button Untuk menutup jendela dan mengakhiri program aplikasi.

Mengakhiri Ms. Excel
Jika telah selesai bekerja dengan Ms. Excel, kita dapat menutup atau mengakhirinya dengan menggunakan langkah-langkah berikut:
• Klik File; Klik Exit atau
• Klik tanda pada kanan pojok atas. Atau
• Tekan Alt + F4.

 Bekerja dengan Ms. Excel
• Jenis pointer pada Ms. Excel
Microsoft Ms. Excel terdapat beberapa jenis pointer, diantaranya adalah sebagai berikut :
Pointer Keterangan

Pointer yang digunakan untuk sorot blok pada sel

Pointer yang berada pada fill handle (titik yang berada pada kanan bagian bawah dari penunjuk pointer) yang di gunakan untuk menyalin

Pinter yang digunakan untuk merubah lebar atau tinggi sel

Pointer yang digunakan untuk memindahkan isi sel

• Membuat dokumen baru
Cara membuat dokumen Ms. Excel yang baru adalah sebagai berikut:
- Klik menu File;
- Klik New;
- Klik Blank workbook pada taskpane

Cara lain:
a. Klik icon New pada toolbar standard; atau
b. Tekan Ctrl + N pada keyboard.

• Menyimpan dokumen
Sama halnya pada Ms. Word terdahulu tapi hanya format datanya saja yang berbeda, untuk menyimpan dokumen dalam bentuk excel dapat dilakukan sebagai berikut:
- Klik File
- Klik Save as…
- Maka akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

- Pada tombol pilihan Save in, pilih dan klick drive atau folder yang diingikan;
- Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang diingikan;
- Klick Save.

Setelah selesai melakukan menyimpanan dokumen maka perhatikan nama pada titlebar akan berubah sesuai dengan nama dokumen yang diisi pada File name.
Apabila kita akan menyimpan kembali dokumen yang sudah pernah disimpan maka kita cukup Klik File dan Klik Save; atau juga cukup menekan Ctrl + S pada keyboard.

• Membuka dokumen
Apabila kita ingin membuka dokumen yang sudah pernah disimpan, maka hal yang dilakukan sebagai berikut:
- Klik File
- Klik Open
- Pada Look in, pilih tempat penyimanan dokumen;
- Pilih nama file yang akan dibuka;
- Klik Open.

Cara lain dapat dilakukan dengan mengklik icon Open pada toolbar. Pada keyboard dapat dilakukan dengan menekan Ctrl + O.


• Cell dan Range
Istilah cell dan range akan sering kita jumpai pada program Ms. Excel baik didalam mem-edit teks atau didalam menggukan rumus-rumus untuk mengolah suatu data. Untu itu sebaiknya kita pahami istilah cell dan range terlebih dahaulu.

 Cell adalah perpotongan antara kolom dan baris. Misalnya kolom B dengan baris 5 maka dikatakan Cell B5. Maka dapat dikatakan juga bahwa cell adalah kotak-kotak kecil yang terdapat pada Ms. Excel.

 Range adalah gabungan dari beberapa cell. Untuk penulisan range secara manual CellAwal:CellAkhir. Misalnya cell B3, B4, B5, B6, B7 maka range-nya adalah B4:B7 atau lembar kerja kita dapat memilih range dengan cara mem-block pada range yang dikehendaki.
Contoh:


• Lembar kerja (Sheet)
Lembar kerja pada Ms. Excel disebu Sheet. Pada keadaan default hanya terdapat tiga sheet. Kita dapat mengganti nama dan juga menambah sesuai dengan kebutuhan.

Menambah lembar kerja:
- Klik kanan pada lembar kerja (sheet);
- Klik Insert…;
- Pilih icon Worksheet;
- Klik OK.
Untuk mengurutkan sheet setelah ditambah dapat dilakukan dengan cara drag and drop (klik tahan pada sheet yang akan digeser laku geser pada urutan yang tepat dan lepas.)

Mengganti nama lembar kerja:
- Klik kanan pada lembar kerja (sheet) yang akan diganti namanya;
- Klik Rename;
- Tulis nama yang baru;
- Tekan Enter.

• Menyisipkan baris dan Kolom
Cara untuk menyisipkan baris/kolom adalah sebagai berikut:
- Tempatkan pointer pada baris atau kolom yang akan disispkan;
- Klik menu Insert;
- Klik Rows atau Columns
Contoh (cara lain)
- Sisip Kolom
klik kanan pada kolom yang akan disisip; Klik Insert


- Sisip Baris
klik kanan pada baris yang akan disisip; Klik Insert


• Mengatur lebar kolom
Cara untuk mengubah lebar kolom tertentu, agar data yang diketikan dan dapat tertampung pada cell adalah sebagai berikut:

Melalui Menu Bar
- Tempatkan petunjuk sel di kolom yang akan dirubah lebarnya;
- Klik menu Format; Column;
- Klik Width… (Alt + O, C, W);
- Rubah angka 8,43 menjadi lebar yang dikehendaki;
- Klik OK.

Menggunakan Mouse
Arahkan petunjuk mouse pada kanan huruf kolom (Column Header) yang akan dirubah lebarnya. Petunjuk mouse berubah menjadi panah dua arah. Geser batas kolom tersebut ke kiri atau ke kanan sesuai dengan keinginan.

• Mengatur tinggi baris
Untuk mengubah tinggi baris sesuai dengan kebutuhan kita, dapat dilakukan dengan cara:

Melalui Menu Bar
- Tempatkan petunjuk sel di baris yang akan dirubah tingginya;
- Klik menu Format; Row;
- Klik Height… (Alt + O, R, E);
- Rubah angka 12,75 menjadi yang dikehendaki;
- Klik OK.

Menggunakan Mouse
Arahkan petunjuk mouse pada batas bawah nomor baris (Row Header) yang akan dirubah tingginya. Penunjuk mouse berubah menjadi panah dua arah atas-bawah geser batas bawah baris terseubut ke atas atau kebawah sesuai dengan keinginan

• Menghilangkan garis bantu (gridlines)
Garis-garis yang terdapat pada lembar kerja adalah sebuat garis bantu atau gridlines untuk menghilangkan tampilan garis bantu sebagai berikut:
- Klik menu Tools;
- Klik Option… (Alt + T, O);
- Klik View (1);
- Klik tanda check list pada Gridlines (2);
- Klik OK (2).

• Menggerakkan petunjuk cell (cell pointer)
Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk cell aktif. Yang dimaksud dengan cell aktif ialah cell yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan pointer dengan mouse dapat dilakukan dengan meng-klik cell yang diinginkan. Untuk cell yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik cell tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard:

Tombol Keterangan
 Pindah satu sel ke kiri, atas, bawah atau kanan
Tab Pindah satu sel ke kanan
Enter Pindah satu sel ke bawah
Shift + Tab Pindah satu sel ke kiri
Shift + Enter Pindah satu sel ke atas
Home Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih
Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp Pindah satu layar ke atas
PgDn Pindah satu layar ke bawah
Alt + PgUp Pindah satu layar ke kiri
Alt + PgDn Pindah satu layar ke kanan
Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya
Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya

• Memilih area kerja
Memilih area kerja sama halnya dengan mem-block atau menandai range tertentu. Memilih area kerja ada dua cara menggunakan mouse dan menggunakan keyboard.

Menggunakan mouse
Klik dan tahan pada awal range geser sampai akhir range yang dikehendaki lalu lepas.

Menggunakan keyboard
- Letakkan petunjuk cell di awal range
- Tekan Shift dan sorot range dengan menggunakan tanda panah sampai akhir range.


 Data Pada Ms. Excel
Data adalah sekumpulan kalimat atau angka-angka yang akan diolah pada Ms. Excel. Pada bagian ini akan dibahas beberapa hal yang menyangkut dengan data.

• Tipe data
Sebelum melangkah lebih jauh dengan Excel, ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal tipe-tipe data yang terdapat pada excel itu sendiri.
Tipe Data Alpha Numerik/Teks
Adalah tipe data berupa teks seperti huruf (A – Z, a – z), simbol (*, ^, $, %, #, @, dll) dan angka (0 – 9) yang tidak akan diproses secara matematika. Data dengan tipe ini, dalam excel akan dibuat rata kiri dan selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu (‘) yang diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan adalah data angka tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpha numerik/teks, maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti : ‘2001
Tipe Data Numerik/Angka
Adalah data yang terdiri dari angka (0 – 9), waktu dan tanggal yang dapat diproses secara matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan ditampilkan rata kanan oleh Excel.
Tipe Data Formula
Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian, pembagian, penjumlahan serta fungsi matematika lainnya. Tipe data ini ini merupakan tipe data yang terpenting.

• Memasukkan data
Dalam Excel 2000 ada beberapa jenis data yang harus kita ketahui, diantaranya adalah data berupa teks, nilai/angka, tanggal dan jam yang masing-masingnya mempunyai format tersendiri. Secara umum cara memasukan data ke dalam suatu sel dapat dilakukan sebagai berikut ;
- Pilih dan klik sel tempat data yang akan dimasukan.
- Ketikkan data yang akan dimasukkan.
- Tekan enter untuk mengakhirinya.
Apabila data yang dimasukkan ada yang salah ketik, kita dapat merubahnya dengan meng-klik 2x pada cell tempat data yang akan dirubah, atau dapat menekan F2 pada cell yang akan di rubah (edit).

• Menghapus data
Untuk menghapus data disuatu sel atau range tertentu, dapat dilakukan dengan cara;
- Pilih sel atau range yang datanya akan dihapus
- Pilih dan Klik menu Edit, Clear, Contents Del atau langsung meng-klik tombol Delete.
Dengan langkah diatas, format dan komentar sel tidak akan dihapusnya. Yang dimaksud dengan format sel/range adalah selain dari isi sel itu sendiri, misalnya garis tabel, shadow, dll. Sedangkan komentar adalah teks yang dimasukkan pada suatu sel, jika pointer sel diarahkan ke sel tersebut, maka akan muncul komentar.
Untuk menghapus format cell ini dapat dilakukan dengan memilih Edit, Clear, Formats dan Edit, Clear, Comments untuk menghapus komentar. Dan pilih Edit, Clear, All untuk menghapus semuanya (isi, format dan komentar yang terdapat pada suatu cell/range).

• Mengganti jenis huruf dan ukuran huruf dari data
Cara mengganti ukuran dan jenis huruf dapat dilakukan dengan memilih range dan pilih jenis huruf pada Font Type atau Font Size untuk ukuran huruf dari data.
• Memindahkan data
Apabila kita perlu memindahkan data dari suatu cell atau range ke tujuan lain. Ada beberapa cara untuk melakukannya antara lain:

Menggunakan Keyboard.
- Block data pada range yang akan di pindahkan;
- Tekan Ctrl + X maka data yang akan dipindahkan akan dikelilingi garis putih putus-putus;
- Pindahkan cell pointer ketempat tujuan;
- Tekan Enter atau Ctrl + V.

Menggunakan Mouse.
- Block data pada range yang akan di pindahkan;
- Klik dan tahan pada pinggir block (pada garisnya);
- Geser mouse ketujuan yang ditentukan.

• Membuat nomor urut secara otomatis
Misalnya kita akan membuat nomor urut dari 1 sampai dengan 10 maka langkah yang dapat dilakukan adalah:
- Ketikan angka pada cell ;
- Block range yang akan dibuatkan nomor urut;
(pada contoh ini pada cell B2 sampai B7)
- Klik menu Edit; Fill;
- Klik Series… (Alt + E, I, S);
- Klik Columns (1);
- Klik OK (2).
-

• Meratakan tampilan data
Mengatur tampilan data pada cell atau range tertentu, agar posisinya rata kiri, kanan, di tengah cell atau di tengan beberapa kolom tertentu. Cara untuk meratakan tampilan data, adalah sebagai berikut:

Menengahkan teks atau data pada table:
- Block data sepanjang tabel;
- Klik Format;
- Klik Cell… (Alt + O, E) atau (Ctrl +1);
- Klik Alignment (1);
- Rubah Text alignment Horizontal menjadi Center (2);
- Beri tanda Check list pada Merge cells (3);
- Klik OK (4).

Menengahkan teks atau data pada beberapa cell atau range :
- Block data sepanjang range;
- Klik Format;
- Klik Cell… (Alt + O, E) atau (Ctrl +1);
- Klik Alignment (1);
- Rubah Text alignment Horizontal menjadi Center (2);
- Rubah Text alignment Vertical menjadi Center (3);
- Beri tanda Check list pada Merge cells (4);
- Klik OK (5).

Membuat data/teks vertical pada beberapa cell atau range :
- Block data sepanjang range;
- Klik Format;
- Klik Cell… (Alt + O, E) atau (Ctrl +1);
- Klik Alignment (1);
- Rubah Text alignment Horizontal menjadi Center (2);
- Rubah Text alignment Vertical menjadi Center (3);
- Beri tanda Check list pada Merge cells (4);
- Klik Text vertical pada Orientation (5);
- Klik OK (6).

Membuat pembulatan data angka:
- Block data sepanjang range;
- Klik Format
- Klik Cell… (Alt + O, E) atau (Ctrl +1);
- Klik Number (1);
- Pilih Category: Number (2);
- Rubah Decimal places: menjadi 0 (3);
- Klik OK (4).

Membuat format Rupiah (Rp) - (Accounting version):
- Block data sepanjang range;
- Klik Format
- Klik Cell… (Alt + O, E) atau (Ctrl +1);
- Klik Number (1);
- Pilih Category: Accounting (2);
- Rubah Decimal places: menjadi 0 (3);
- Rubah Symbol: menjadi Rp Indonesian (4);
- Klik OK (5).

Membuat karakter nol (0) diawal:
- Block data sepanjang range;
- Klik Format
- Klik Cell… (Alt + O, E) atau (Ctrl +1);
- Klik Number (1);
- Pilih Category: Custom (2);
- Rubah Type: menjadi #00000000 (3);
(catatan: jumlah nol adalah sebanyak karakter data)
- Klik OK (4).

 Membuat Bingkai pada lembar kerja (Border and Shading)
Yang dimaksud dengan border adalah bingkai atau garis yang akan dibuat pada tabel lembar kerja. Selain pembuata bingkai kita juga bisa mewarnai isi dari bingkai tersebut. Cara membuat border pada Ms. Excel adalah sebagai berikut:

• Membuat bingkai (border)
Hal yang dilakukan didalam membuat bingkai, ketik dahulu teks atau data pada lembar kerja yang akan dibuat bingkainya. Setelah itu lakukan langkah berikut:
- Block range yang akan dibuatkan bingkainya;
(dalam contoh ini block range B2:G3)
- Klik Format;
- Klik Cell… (Alt + O, E) atau (Ctrl +1);
- Klik Border (1);
- Pilih Style garis (2);
- Tentukan wara garis (bila perlu) (3);
- Gambarkan garis pada bagian Border (4)
- Klik OK (5).

• Mewarnai bingkai (shading)
Memberi warna pada bingkai pada range yang di pilih dapat dilakukan dengan cara:
- Block range yang akan dibuatkan bingkainya;
(dalam contoh ini block range B2:G3)
- Klik Format;
- Klik Cell… (Alt + O, E) atau (Ctrl +1);
- Klik Pattern (1);
- Pilih warna yang diinginkan (2);
- Klik OK (3).

 Mengenal Rumus (formula)
Rumus merupakan bagian yang penting dari program Ms. Excel ini karena umumnya Ms. Excel digunakan untuk mengolah suatu data-data baik data yang bersifat numerik (angka) atau alpabet (abjat) untuk menghasilkan sebuah informasi yang dibutuhkan oleh user. Didalam menggunakan rumus/formula kita akan sering berhubungan dengan fungsi matematika, operator matematika yang sering digunakan dalam rumus adalah:

Lambang Fungsi
+ Penjumlahan
- Pengurangan
* Perkalian
/ Pembagian
^ Perpangkatan
% Persentase

Cara penulisan rumus pada Ms. Excel
• Menulis rumus dengan angka langsung

- Tentekan cell pointer untuk melakukan perhitungan (misal: C7)
- Pada formula bar ketikkan =7500000+6750000, lalu tekan enter.
Catatan: penulisan rumus tidak menggunakan “Rp.”

• Menulis rumus dengan menggunakan alamat cell

- Tentekan cell pointer untuk melakukan perhitungan (misal: C7)
- Pada formula bar ketikkan =C5+C6, lalu tekan enter.
Catatan: penulisan rumus tidak menggunakan “Rp.”

Hal yang sama dapat dilakukan dapat fungsi pengurangan (-), perkalian (*), pembagian dan sebagainya.Kita dapat menggunakan tanda () apabila variable yang akan di oleh lebih dari dua
Contoh:

 Fungsi Tanggal dan Waktu
Fungsi-fungsi tanggal dan waktu adalah fungsi-fungsi untuk mengakses tanggal dan jam. Fungsi yang dapat digunakan antara lain:
• DATE
Ketik contoh dibawah ini, gunakan fungsi DATE untuk memasukkan data pada kolom Tanggal Masuk dan Tanggal Keluar.


Penyelesaian:
Tanggal
- Gunakan format tanggal hari ini
- =Today()

Tanggal Masuk dan Tanggal Keluar
- Block range E6:F10;
- Klik Format; Klik Cell… (Alt + O, E) atau (Ctrl +1);
- Klik Number (1);
- Pilih Category: Date (2);
- Tentukan Type: (3);
- Klik OK (4).

Lama Menginap
- Rubah format cell pada range F6:F10 menjadi Category: General atau Number
- Masukkan rumus Tanggal Keluar - Tanggal Masuk (=E6-D6)/30

Tarif
- Input dengan harga Rp. 250000
- Gunakan format Rupiah

Total Bayar
- Masukkan rumus: Lama Menginap kali Tarif
- Gunakan format Rupiah

• TIME
Fungsi TIME digunakan untuk memasukkan jam ke dalam lembar kerja. Walaupun detik tidak dibutuhkan, tetapi tetap dimasukkan ke dalam rumus. Ketiklah contoh dibawah ini, gunakan fungsi TIME pada Jam Mulai dan Jam Selesai kemudian hitunglah Lama Lembur dan Total Upah.

Penyelesaian:
Cetak
- Gunakan format tanggal dan waktu (Custom) hari ini.
- =Now().

Jam Mulai dan Jam Selesai
- Input data.
- Kalau perlu rubah menjadi fomat Time.

Lama Lembur
- Rubah format cell pada range F8:F12 menjadi Category: General atau Number.
- Masukkan rumus =(E8-D8)*24.

Total Upah
- Masukkan rumus: Lama Lembur kali Upah lembur.
- Gunakan format Rupiah.

 Mengenal Beberapa Fungsi (Formula) Yang Sering Digunakan
Dari yang sudah kita pelajari pada latihan sebelumnya ada beberapa fungsi/formula yang dapat lebih mempermudah kita dalam penggunaan aplikasi Ms. Excel. Misalnya untuk mencari penjumlahan sekumpulan data tertentu kita bisa gunakan fungsi SUM(RANGE), atau untuk mencari nilai rata-rata kita bisa gunakan fungsi AVERAGE(RANGE). Range adalah gabungan dari beberapa cell. Untuk penulisan range adalah (CellAwal:CellAkhir). Sekarang kita akan membahas satu persatu fungsi yang sering digunakan pada Ms. Excel.
• Fungsi SUM (penjumlahan)
Fungsi SUM atau summary adalah fungsi yang digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum dari fungsi ini adalah:

=SUM(RANGE)

Contoh:

Maka rumus/formula pada cell H3 adalah: =SUM(B3:G3)

• Fungsi AVERAGE (rata-rata)
Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum dari fungsi ini adalah:

=AVERAGE(RANGE)

Contoh:

Maka rumus/formula pada cell H3 adalah: =AVERAGE(B3:G3)

• Fungsi MAX (nilai tertinggi)
Fungsi MAX atau Maximal adalah suatu fungsi yang digunakan untuk mencari nilai tertinggi pada sekumpulan data (range). Bentuk umum dari fungsi ini adalah:

=MAX(RANGE)

Contoh:

Maka rumus/formula pada cell H3 adalah: =MAX(B3:G3)

• Fungsi MIN (nilai terendah)
Berbeda dengan MAX, fungsi MIN adalah suatu fungsi yang digunakan untuk mencari nilai terendah pada sekumpulan data (range). Bentuk umumnya adalah:

=MIN(RANGE)

Contoh:

Maka rumus/formula pada cell H3 adalah: =MIN(B3:G3)
• Fungsi COUNT (hitung data)
Fungsi ini bertujuan untuk menghitung data yang ada pada suatu range. Data yang dapat di hitung adalah sebegai berikut:
- Data numerik/angka (0 – 9), apabila data numerik maka bentuk umumnya adalah:

=COUNT(RANGE)

Contoh:

Maka rumus/formula pada cell H3 adalah: =COUNT(B3:G3)

- Data alphabet/huruf (A – Z), apabila data alphabet maka bentuk umumnya adalah:

=COUNTA(RANGE)

Dari apa yang sudah dijelaskan, saatnya kita mencoba dengan latihan-latihan guna memperlancar dalam penggunaan Ms. Excel.

 Fungsi Logika “IF”
Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi atau syarat tertentu. Misalnya jika cell B4=1 maka hasilnya 2 jika tidak maka akan bernilai 0. Bentuk dasar dari fungsi logika IF adalah:

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

=IF(SelacuanLogicaltest,”LogikaBenar”,”LogikaSalah”)

Logical Test:
Lambang Fungsi
= Sama dengan/adalah
<= Lebih kecil sama dengan/kurang dari
>= Lebih besar sama dengan/lebih dari

Contoh 1
Penyelesaian:
Untuk mengisi kolom keterangan rumus atau formulanya adalah berdasarkan ketentuan yang ada. /Jika/ ketik /=IF/; /Status/ ketik: /(C3/; /adalah S/ ketik: /=”S”/; /maka/ ketik: /,/; /Single/ ketik: /”Single”/; untuk ketentuan terakhir cukup ketik: /”kawin”/ dan tambahkan tutup kurung sebanyak jumlah IF yang digunakan. Maka kalau digabung menjadi:

Penyelesaian:
Untuk mengisi kolom Discount perhatikan ketentuannya dan jumlah Nama barang yang ada. Dari ketentuan yang ada yang akan mendapatkan discount adalah untuk Nama Barang Buku dan Nama Barang Pensil, nama barang Buku mendapatkan discount 10% dari harga barang (yang artinya 10%*harga) dan nama barang Pensil mendapatkan discount 5% (yang artinya 5%*harga). Sedangkan untuk Nama Barang Tas, Sepidol dan Penghapus tidak mendapatkan discount didalam formula kita akan asumsikan nol (0). Maka untuk rumus pada kolom Discount adalah (formula pada cell D4) :
Keterangan Formula:
Apabila Syarat 1 terpenuhi maka hasilnya harus Jawaban 1, apabila syarat 1 tak perpenuhi maka ke syarat 2, apabila terpenuhi syarat 2 maka harus Jawaban 2, atau apabila tidak terpenuhi kedua syarat maka masuk ke Jawaban Tanpa Syarat. Dapat kita lihat cara kerja fungswi IF pada diagram diabawah ini:

Ketentuan Pajak:
- Jika garansi di atas 30 hari maka dikenakan pajak 15%.

Penyelesaian:

Untuk mengisi kolom Pajak, dengan ketentuan “Jika garansi diatas 30 hari maka dikenakan pajak 15%”. Maksudnya adalah hanya produk yang mempunyai garangsi diatas atau lebih bersar dari 30 hari yang akan dikenakan pajak, selain itu maka tidak dikenakan pajak. Asumsikan produk yang tidak dikenakan pajak dengan angka nol (0) dan dimasukkan pada logika salah di formulanya Kalau diperhatikan dari jababan contoh diatas maka nama produk yang dikenakan pajak adalah “Kursi” selain itu maka tidak dikenakan pajak.

Cara kertja formula diatas dapat dilihat pada diagram diabawah ini:

 Fungsi LookUp
Fungsi LookUp biasa digunakan untuk mencari data satu tabel dengan tabel yang lain. Ada hubungan antara beberapa tabel yang menggunakan fungsi ini. Ada dua jenis fungsi lookup yang dapat digunakan antara lain fungsi VLOOKUP dan fungsi HLOOKUP.
• Fungsi VLOOKUP
“V” merupakan singkatan dari vertical sedangkan “Lookup” memiliki makna mencari. Apabila kedua kata ini degabung berarti mencari data yang sesuai pada tabel tertentu secara vertical. Fungsi ini digunakan dalam mengisi data secata otomatis berdasarkan ketentuan/acuan yang ada dan di ambil data yang sesuai pata suatu tabel tertentu. Ciri dari fungsi ini biasanya mempunyai dua atau lebih tabel yang memiliki keterkaitan satu sama lain, misalnya tabel yang akan diisi (tabel kerja/tabel 1) dan tabel yang sifatnya sebagai tempat pengambilan data (keterangan/tabel 2). Bentuk umum dari fungsi VLOOKUP adalah:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num,…) atau


=VLOOKUP(Selacuan,Range,NomerKolom,0)

Contoh:
Untuk mementukan kolom mana yang menggunakan fungsi VLOOKUP dapat diketahui:
 Adanya kesamaan nama kolom antara tabel kerja dengan tabel keterangan.
 Penentuan sel acuan diambil dari tabel kerja dan berdasarkan kesamaan antara tabel kerja dengan kolom sebelah kiri dari tabel keterangan/tabel 2.
 “Range” diambil dengan menyorot range “badan tabel” yang ada pada tabel keteranga/tabel 2 dan ditambahkan tanda string (kunci) dengan symbol “$” atau dapat menekan F4 setelah menyorot range di tabel keterangan.
 “NomerKolom” ditentukan dari kolom yang sedang diisi adalah kolom keberapa pada tabel keteranga/tabel 2.
 “0” adalah angka tetap yang harus ditulis.

Rumus untuk “Harga Barang”:
=VLOOKUP(E6;$D$15:$F$17;3;0)


• Fungsi HLOOKUP
Perbedaan yang mendasar antara fungsi VLOOKUP dan fungsi HLOOKUP hanya pada perbedaan orientasi atau arah pada tabel keterangannya (tabel 2) yang disusun sercara Horizontal dan pada nomer baris. Fungsi dan cara kerja dari fungsi ini sama. Bentuk dasar dari fungsi ini adalah:


=HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num,…) atau


=HLOOKUP(Selacuan,Range,NomerBaris,0)

Rumus/formula pada kolom harga:


 Fungsi String
Fungsi ini biasa digunakan untuk mengambil atau menghitung suatu karakter pada suatu cell tertentu. Yang dikatakan karakter adalah seluruh komponen huruf (alpabet, angka, symbol). Fungsi-fungsi string yang dapat digunakan antaran lain:
• Fungsi LEN
Fungsi ini untuk menghitung jumlah/panjang karakter pada suatu cell. Rumus dasar dari fungsi ini:

=LEN(Cell)

Contoh:


• Fungsi LEFT
Untuk mengambil beberapa karakter pada suatu cell yang dihitung dari sebelah kiri cell dapat dilakukan dengan menggunakan fungsi =LEFT. Rumus dasar dari fungsi ini adalah =LEFT(text,num_chars) atau =LEFT(SelAcuan,JumlahKarakter). “SelAcuan” adalah lokasi karakter yang akan diambil. “JumlahKarakter” adalah banyaknya karakter yang akan diambil dari cell tersebut.
• Fungsi MID
Fungsi MID atau Middle ini digunakan untuk mengambil beberapa karakter pada suatu cell tertentu yang dimulai dari tengah karekater tersebut. Rumus/bentuk dasar dari fungsi ini adalah =MID(text,start_num,num_chars) atau
=MID(SelAcuan,NoKarakter,JumlahKarakter). “SelAcuan” adalah lokasi karakter yang akan diambil. “NoKarakter” adakah karakter pertama yang akan diambil adalah karakter keberapa dari kiri cell. “JumlahKarakter” adalah banyaknya karakter yang akan diambil dari cell tersebut.
• Fungsi RIGHT
Untuk mengambil beberapa karakter pada suatu cell yang dihitung dari sebelah kanan cell dapat dilakukan dengan menggunakan fungsi =RIGHT. Rumus dasar dari fungsi ini adalah =RIGHT(text,num_chars) atau =RIGHT(SelAcuan,JumlahKarakter). “SelAcuan” adalah lokasi karakter yang akan diambil. “JumlahKarakter” adalah banyaknya karakter yang akan diambil dari cell tersebut.

Contoh (LEFT/MID/RIGHT):


 Membuat Grafik
Grafik digunakan untuk melihat perkembangan dari suatu data yang akan diolah. Didalan program Ms. Excel kita dapat membuat grafik dengan mudah. Untuk membuat grafik pada Ms. Excel yang pertama kali dilakukan adalah mengetik data-data menurik ke dalam bentuk tabel yang diatur sedemikian rupa sehingga dapat dibuatakn grafiknya.

Cara membuat Grafik pada Ms. Excel:
- Ketik tabel berikut;


- Sorot range yang diinginkan dibuat grafik;
- Klik menu Insert; Klik Chart… (Alt + I, H);
- Step 1  Chart Type (memilih bentuk grafik);
Pilih grafik yang diinginkan pada:
Chart Type: Memilih tipe grafik yang diingikan;
Custom Types: Memilih tampilan grafik sesuai dengan keinginan;
Klik Next > ;


- Step 2  Chart Source Data (sumber data);
Data Range: Tentukan range data yang diinginkan.
Klik Next > ;


- Step 3  Chart Option (Keterangan Grafik);
Titles : Berisikan Judul Grafik, nama sumbu X, sumbu Y dan sumbu Z.
Axes : Mengatur judul sumbu. Apakah judul sumbu ditampilkan atau tidak.
Gridlines : Mengatur tampilan garis skala pembantu.
Legend : Digunakan untuk mengatur tampilan legend grafik.
Data Labels : Digunakan untuk menempatkan label data pada grafik.
Data Tabel : Digunakan untuk menempatkan tabel data pada bagian bawah grafik.
Klik Next > ;
- Step 4  Chart Location (Menentukan letak grafik);
As New Sheet : Menempatkan grafik pada lembar kerja grafik yang terpisah dari lembar kerja data.
As Object in : Menempatkan grafik pada lembar kerja data secara bersamaan atau berdampingan.
Klik Finish ;

 Fungsi Gabungan
Fungsi gabungan adalah menggabungkan beberapa fungsi yang berbeda menjadi satu fungsi tertentu, misal fungsi SUM dengan fungsi IF dan sebagainya. Berikut beberapa fungsi yang digabungkan anatara lain:
• Fungsi SUMIF
Dua fungsi ini yaitu SUM merupakan fungsi penjumlahan dan fungsi IF adalah fungsi logika. Apabila digabungkan menjadi satu maka dapat digunakan untuk menjumlahkan dengan ketentuan tertentu. Rumus/bentuk dasar dari fungsi ini adalah

=SUMIF(Range,Criteria,SumRange)

• Fungsi COUNTIF
Fungsi ini bertujuan untuk menghitung jumlah data dengan criteria/syarat tertentu pada masing-masing range. Rumus dasarnya adalah: =COUNTIF(Range,”Criteria”).

• Fungsi IF dan LEFT
Pada pembahasan sebelumnya sudah dijelaskan penggunaan fungsi IF sebagai fungsi logika dan LEFT sebagi fungsi pengambilan beberapa karakter pada suatu cell. Penggabungan dua fugnsi ini dapat dilakukan menjadi satu yaitu; pertama fungsi IF, rumus dasar: =IF(SelAcuanLogikaTest,”LogikaBenar”,”LogikaSalah”) dan fungsi LEFT dengan rumus dasar: =LEFT(Selacuan,JumlahKarakter) sehingga kalau digabung menjadi satu akan menghasilkan rumus dasar seperti:

=IF(LEFT(SelAcuan,JumlahKarakter)LogikaTest,”LogikaBenar”,”LogikaSalah”)

=IF(LEFT(SelAcuan;JumlahKarakter)LogikaTest;”LogikaBenar”;”LogikaSalah”)


Contoh:

Formula pada kolom type barang adalah (cell D5):
=IF(LEFT(C5,2)="JK","JAKET",IF(LEFT(C5,2)="BJ","BAJU","PAKAIAN DALAM"))

• Fungsi IF dan MID
Penggabungan dua fungsi ini bisa dilakukan dengan menggabungkan dua rumus dasarnya yaitu: fungsi IF: =IF(SelAcuanLogikaTest,”LogikaBenar”,”LogikaSalah”) dan fungsi MID: =MID(SelAcuan,NomerKarakter,JumlahKarakter) sehingga kalau dibagung mengasilkan formula sebagai berikut:

Maka rumus/formula pada kolom Jenis Barang (cell D5) adalah:
=IF(MID(C5;4,2)="01","PAKAIAN ANAK","PAKAIAN DEWASA")

• Fungsi IF dan RIGHT
Penggabungan dua fungsi ini bisa dilakukan dengan menggabungkan dua rumus dasarnya yaitu: fungsi IF: =IF(SelAcuanLogikaTest,”LogikaBenar”,”LogikaSalah”) dan fungsi RIGHT: =RIGHT(SelAcuan,JumlahKarakter) sehingga kalau digabung mengasilkan formula sebagai berikut:
=IF(RIGHT(SelAcuan,JumlahKarakter)LogikaTest,”LogikaBenar”,”LogikaSalah”)

• Fungsi IF dan AND (Dan)
Penggabungan dua fungsi ini bisa dilakukan dengan menggabungkan dua rumus dasarnya yaitu: fungsi IF: =IF(SelAcuanLogikaTest,”LogikaBenar”,”LogikaSalah”) dan fungsi AND untuk membandingkan 2 buah data/ lebih dan proses akan dilaksanakan jika semua syarat dipenuhi. Fungsi AND =AND(Perbandingan1,Perbandingan2,…) sehingga kalau digabung mengasilkan formula sebagai berikut: :

• Fungsi IF dan OR (Atau)
Penggabungan dua fungsi ini bisa dilakukan dengan menggabungkan dua rumus dasarnya yaitu: fungsi IF: =IF(SelAcuanLogikaTest,”LogikaBenar”,”LogikaSalah”) dan fungsi OR untuk membandingkan 2 buah data/ lebih dan proses dilaksanakan jika salah satu syarat dipenuhi. Fungsi OR =OR(Perbandingan1,Perbandingan2,…)
sehingga kalau digabung mengasilkan formula sebagai berikut:

 Mencetak Dokumen Ms. Excel
Mencetak pada Ms. Excel hampir serupa dengan Ms. Word. Sebelum mencetak diokumen kita harus melihat tampilan lembar kerja (Preview) terlebih dahulu. Langkah untuk mencetak adalah sebagai berikut:
- Klik menu File
- Klik Print Preview (Alt + F, V);
Atau klik icon Print Privew

• Merubah posisi cetak lembar kerja (Orientation)
- Klik menu File
- Klik Print Preview (Alt + F, V);
- Klik Setup… (1);
- Klik Page (2);
- Pilih Orientation (Portrait atau Landscape) (3);
- Klik OK (4).

• Merubah margin
- Setelah masuk pada Print Preview;
- Klik Setup…
- Klik Margins (1);
- Tentukan Margins (2);
- Klik OK (3).

• Membuat Header and Footer
Header
- Setelah masuk pada Print Preview;
- Klik Setup…
- Klik Header and Footer (1);
- Klik Custom Header… (2);
- Ketik Teks (3);
- Klik OK (4/5).

Footer
- Setelah masuk pada Print Preview;
- Klik Setup…
- Klik Header and Footer (1);
- Klik Custom Footer… (2);
- Ketik Teks (3);
- Klik OK (4/5).

Setelah tahap mengaturan telah selesai maka Klik Print… dan Klik OK maka dokumen akan tercetak.
Selamat mencoba….

SELAMAT MENCOBA

0 komentar:

hannigues

Link To My Friends

  © Blogger templates ProBlogger Template by Ourblogtemplates.com 2008

Back to TOP